Software Compliance

Software Compliance beschränkt sich nicht auf das überprüfen der Anzahl eingesetzten Lizenzen. Bei einem Audit ist dies ein Aspekt unter anderen. Die Lizenz darf auch nur im Rahmen der erteilten Nutzung eingesetzt werden und der Betreiber hat den Kauf einer legale Lizenz zu erbringen.

Dies alles bedeutet viel Aufwand und Kontrolle.

Mit unserem License Profiling Baukasten bieten wir massgeschneiderte Services zum kostenoptimalen und legalen Einsatz der Lizenzen in Ihrem Unternehmen. Entsprechend dem finanziellen Risiko eines Falscheinsatzes oder der Komplexität der Lizenzbedingungen kann die benötigte Absicherungsstufe bestimmt werden.

bbi Lizenz-Audit

Software Compliance mit minimalen Gesamtkosten

Keine Firma wird wissentlich Software illegal einsetzen; dazu sind die Nachteile zu gross. Allerdings muss dies mit optimierten Gesamtkosten erfolgen.

Die Gesamtkosten eines Einsatzes können in drei Komponenten aufgeteilt werden:

Die Beschaffungskosten lassen sich durch Konzentration auf wenige Lieferanten, korrekte Lizenzanzahl und -lizenztyp optimieren. Allerdings kann die Freude über den Billigstkauf bei einer dubiosen Quelle kurz sein, da die Legalität nicht nachweisbar ist. Auch schlechte Beratung kann zu einem Fehlkauf wegen falscher oder nicht anwendbarer Lizenzmodelle führen.

Während des Betriebs kann es zu Verlusten bei Lizenzen, Informationen und Dokumenten kommen, wenn bspw. Mitarbeiterwechsel oder Umzüge anstehen. Anderseits wird oft auch für nicht mehr benötigte Lizenzen oder Wartungsleistungen bezahlt. Unerwartete Kosten kann es auch bei Nachbeschaffungen geben, wenn eine Konsolidierung nicht mehr möglich ist, da die erforderlichen Daten nicht beigebracht werden können.

Neben Kosten für das Asset Management System fallen auch Aufwände für die Ablage und Archivierung von Einkaufsdaten, Lizenzdokumenten oder EULAs. Diese Aufwände müssen im Hinblick auf ein mögliches Hersteller-Audit gemacht werden, aber unter Optimierung der Kosten. Dabei gilt es das Risiko, die Software falsch einzusetzen (komplizierte Lizenzierung) und die Folgen eines Falscheinsatzes (finanziell, Reputation) abzuwägen.

Proof-of-Compliance

Die Lizenzierungsmöglichkeiten von Software sind nur durch die Phantasie der Hersteller begrenzt. Der Betreiber muss jedoch sicherstellen, dass er die Lizenzen entsprechend den gültigen Bedingungen einsetzt. Diese Bedingungen können vom Hersteller praktisch beliebig und jederzeit abgeändert werden. Wird eine neue Version installiert, können leicht geänderte Bedingungen "reingeschmuggelt" werden.

Bei einem Audit liegt es am Betreiber nachzuweisen, dass er die Lizenzen legal, entsprechend den für ihn gültigen Vertragsbedingungen einsetzt. Ein solches Proof-of-Compliance kann jedoch nur erfolgreich durchgeführt werden, wenn vorgängig die korrekten Einsatzbedingungen abgeklärt wurden und die entsprechenden Nachweise bei einem Audit auch greifbar sind.

Ausgehend von diesen Anforderungen bieten wir das Reviewing, Analysieren und Archivieren der Lizenzinformationen als Service an.

 

3 Schritte zur Compliance

Software LifeCycle Services

 

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