
Steht Ihnen ein Audit ins Haus, aber Ihnen fehlt der Überblick über Ihre Software-Lizenzen? Dann ist schnelles Handeln gefragt, um empfindliche Strafzahlungen oder Unterbrechungen Ihres Geschäftsbetriebs´zu vermeiden.
Mit unserer professionellen Audit-Beratung sparen Sie unnötige Kosten und reduzieren das Risiko rechtlicher Konsequenzen effizient.
Sie haben den Audit-Brief eines Softwareherstellers erhalten oder möchten präventiv tätig werden? Dann kontaktieren Sie uns schnellstmöglich!
Wir evaluieren Ihre Software- und Lizenzverträge und prüfen die Lizenzkäufe Ihres Unternehmens detailliert.
Gemeinsam mit dem Hersteller oder Audit-Unternehmen verschaffen wir uns einen Überblick über die Schwerpunkte.
Anschließend tragen wir gemeinsam mit Ihnen alle benötigten Daten zusammen und arbeiten eine Strategie aus.
Wir begleiten Sie als zuverlässiger Partner durch den gesamten Prozess, bis Sie das Audit erfolgreich abschließen.
Vertraulichkeit und Diskretion sind uns wichtig. Deswegen haben wir die unten genannten Kundenfeedbacks zur Zusammenarbeit mit der bbi Software AG anonymisiert, um die Privatsphäre unserer Kunden zu schützen.
Wir evaluieren Ihre Oracle-Lizenzen und unterstützen Sie dabei, komplexe Nutzungsrechte, Lizenztypen und Beschränkungen zu verstehen. So können wir sicherstellen, dass Sie Ihre Lizenzen korrekt nutzen.
Wir klären, ob Sie die Lizenzanforderungen von Oracle erfüllen. Kommt es zu einem Audit, sind Sie optimal vorbereitet und können eine regelkonforme Nutzung der Lizenzen gewährleisten.
Wir unterstützen Sie dabei, Ihre Lizenznutzung zu optimieren. Indem Sie doppelte oder wenig genutzte Oracle-Lizenzen identifizieren, können Sie Ihre Ausgaben effektiv reduzieren.
Wir bereiten Sie auf einen Audit vor, bevor es brenzlig wird. Mit unserer Hilfe wissen Sie jederzeit, wo Sie stehen, und reduzieren das Risiko von Geschäftsunterbrechungen oder Strafzahlungen.
Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre IT-Ressourcen möglichst effizient einsetzen, indem Sie nur die Oracle-Lizenzen erwerben, die auch tatsächlich den individuellen Bedürfnissen Ihres Unternehmens entsprechen.
Audits werden von Softwareherstellern durchgeführt, um sicherzugehen, dass Ihr Unternehmen die Lizenzen ordnungsgemäß nutzt. Ist das nicht der Fall, können rechtliche und finanzielle Konsequenzen die Folge sein.
Deswegen unterstützt die bbi Software AG Sie mit einer professionellen Audit-Beratung dabei, die Compliance gegenüber dem Softwarehersteller zu gewährleisten.
Unsere Experten evaluieren Ihre individuelle Ausgangssituation, prüfen, welche Lizenzen Sie derzeit wie nutzen und ob Sie gegen Lizenzbedingungen verstoßen. Anschließend arbeiten wir maßgeschneiderte Strategien und Lösungsvorschläge für Sie aus.
So sorgen wir Sie dafür, dass der Audit transparent und fair abläuft, Sie mögliche Risiken effizient minimieren und Ihre Lizenzen optimal nutzen können.
Nutzen Sie die Gelegenheit und vereinbaren Sie Ihr kostenloses Erstgespräch. Unser Team steht bereit, um Ihnen bei Ihren Anliegen zur Seite zu stehen.
Generell bedeutet ein Audit nichts anderes, als die Überprüfung der verwendeten Softwarelizenzen in Ihrem Unternehmen. Dabei wird begutachtet, welche und wie viele Lizenzen Sie verwenden, wie Sie diese nutzen und ob sie ordnungsgemäß erworben wurden. Sie können ein Audit selbst initiieren oder es kann extern in Auftrag gegeben werden.
Wenn Sie ein Audit selbst initiieren, sprechen wir von einem internen Audit, das innerhalb Ihres Unternehmens durchgeführt wird. Wir empfehlen Ihnen, regelmäßig interne Audits durchzuführen, um sicherzugehen, dass Sie die Lizenz-Compliance erfüllen. Ein externes Audit wird von einem Softwarehersteller direkt oder von einem Drittanbieter im Auftrag eines Softwareherstellers initiiert.
Wenn Sie Softwarelizenzen von einem Anbieter nutzen, möchte der natürlich sichergehen, dass Sie auch für den gesamten Nutzungsumfang zahlen. Daher halten die Hersteller ihr Recht auf ein Audit in der Regel in einer entsprechenden Passage im Lizenzvertrag fest. Dort sollte auch festgehalten sein, ob der Hersteller einen Drittanbieter mit einem Audit beauftragen darf.
Aus Sicht des Softwareherstellers ist ein (externes) Audit selbstverständlich wichtig, um sicherzugehen, dass seine Software entsprechend der von ihm festgelegten Bedingungen genutzt wird. Aus Sicht Ihres Unternehmens ist ein (internes) Audit aber ebenso wichtig.
Durch das Audit können Sie einerseits feststellen, ob Sie Ihre Software gemäß der Lizenzbedingungen einsetzen und somit rechtliche und finanzielle Risiken minimieren. Auf der anderen Seite können Sie aber auch prüfen, ob Sie die eingekauften Lizenzen optimal nutzen und nicht – z. B. durch zu viel gezahlte Lizenzen – Geld verschwenden.
Wir empfehlen Ihnen in regelmäßigen Abständen ein Lizenz-Audit durchzuführen – idealerweise einmal im Jahr. Das klingt vielleicht ambitioniert, aber tatsächlich akzeptieren Sie als Nutzer bei jedem Nachkauf einer Lizenz, jedem Wartungsupdate u. Ä. Vorfälle die Lizenzbedingungen erneut.
Dabei können die Softwarehersteller Änderungen in den Lizenzbedingungen vorgenommen haben, ohne diese explizit zu kommunizieren. Sie als Kunde akzeptieren also eventuell Anpassungen, derer Sie sich nicht einmal bewusst sind. Daher sollten die Bedingungen engmaschig geprüft werden.
Seitens des Softwareherstellers kann das Audit entweder vom Hersteller selbst oder von einem Drittanbieter in dessen Auftrag durchgeführt werden. Innerhalb Ihres Unternehmens ist in der Regel die IT-Abteilung oder ein dezidiertes Lizenzmanagement-Team für das Audit zuständig.
Häufig ist es jedoch so, dass Unternehmen kein spezialisiertes Lizenzmanagement-Team haben und die IT-Abteilung bereits mit den Aufgaben des Daily Business komplett ausgelastet ist. In solchen Fällen ist es sinnvoll, einen externen Partner wie bbi hinzuzuziehen.
Um ein Audit durchzuführen, brauchen Sie eine vollständige Dokumentation über den Einsatz Ihrer Softwarelizenzen. Dazu gehören u. a. kaufmännische Unterlagen (Rechnungen, Lizenzzertifikate usw.), Lizenzverträge, alle Verträge mit dem Hersteller, eine User-Liste, Installationsdateien (MSI-Pakete oder ähnliches), Nutzungsberichte, Installationsprotokolle, Auswertungen der Server und Clients sowie das Softwareinventar von einem Lizenzmanagement-Tool.
Sie können sich also vorstellen, dass die Zusammenstellung der Dokumente nicht nur zeitaufwändig ist. Vor allem müssen Sie auch sichergehen, dass alle Angaben korrekt und die Daten verifiziert sind. Deswegen ist es wichtig, dass Sie dafür entweder ausreichend interne Ressourcen bereitstellen oder einen qualifizierten externen Experten beauftragen.
Rund um einen Lizenz-Audit gibt es zahlreiche Fehlerquellen, derer sich die meisten Unternehmen überhaupt nicht bewusst sind. Bevor ein Audit ins Haus steht, gehört dazu natürlich vor allem, dass Sie die Lizenzbedingungen nicht beachten und Ihre Software über die vereinbarten Limits hinaus einsetzen.
Diese Punkte sind leicht zu übersehen, wenn Sie kein professionelles Lizenzmanagement betreiben oder die Softwarepaketierung nicht korrekt durchführen. Sobald dann ein Audit-Brief ankommt, ist der größte Fehler, das Schreiben zu ignorieren oder nicht ernst zu nehmen.
Normalerweise gibt Ihnen der Softwarehersteller eine gewisse Frist, bis der Audit durchgeführt wird. Diese sollten Sie nutzen, um schnellstmöglich Ihre Lizenznutzung zu prüfen und während des Audits proaktiv reagieren zu können. Sollten Sie keine internen Ressourcen haben, empfehlen wir Ihnen, schnellstmöglich mit einem Experten wie bbi Kontakt aufzunehmen.
Softwarehersteller führen Audits natürlich hauptsächlich durch, um sicherzustellen, dass Ihre Nutzer die Lizenzkosten korrekt zahlen. Warum der Hersteller aber ausgerechnet auf Ihr Unternehmen zukommt, kann verschiedene Gründe haben. Der einfachste ist, dass der Hersteller den Verdacht hat, dass Sie die Lizenz-Compliance nicht erfüllen oder ein „Whistleblower“ ihm einen anonymen Hinweis gegeben hat.
Es gibt aber auch andere Ereignisse, welche die Aufmerksamkeit auf Sie ziehen können. Dazu gehören z. B. Medienberichte darüber, dass Ihr Unternehmen zugekauft, Teile verkauft, umstrukturiert oder eine Migration in die Cloud durchgeführt hat. Support-Anfragen, die Nachfrage nach Produkten ohne einen Kauf, Vertragsverlängerungen oder -änderungen machen viele Hersteller ebenfalls skeptisch.
Es gibt verschieden Software-Tools, die Ihnen bei der Verwaltung und Überprüfung von Softwarelizenzen helfen können. Dazu zählen z.B. LOGINventory, RayVentory, Matrix42, Snow usw. Welches Tool für Ihr Unternehmen das richtige ist, lässt sich jedoch nicht pauschal sagen und muss individuell geprüft werden. Kontaktieren Sie uns gerne für eine unverbindliche Beratung.
Sollte im Laufe des Audits festgestellt werden, dass Sie die Lizenz-Compliance für die verwendete Software nicht erfüllen, sind verschiedene Szenarien möglich. In der Regel müssen Sie die Kosten für die fehlenden Lizenzen für die gesamte Dauer nachzahlen, oft inklusive der Wartungskosten. In einigen Fällen können aber auch Konventionalstrafen die Folge sein oder Sie verlieren sogar den Zugriff auf die Software. Neben dem daraus entstehenden betriebswirtschaftlichen Schaden leidet darunter auch der Ruf Ihres Unternehmens.
Je nachdem wie umfangreich und komplex Ihre IT-Infrastruktur ist und um welche Softwareanwendung es sich handelt, kann ein Lizenz-Audit einige Wochen, aber auch einige Monate lang dauern. Geht es um Serverlizenzen, kann der gesamte allerdings auch über ein Jahr dauern.