Lizenzkosten: Vorsicht, (Kosten-)Falle!

Lizenzkosten gehören in vielen Unternehmen zu den am wenigsten transparenten Positionen im IT-Budget – und zugleich zu den riskantesten. Unterschiedliche Lizenzmodelle, individuelle Herstellerkonditionen und komplexe Vertragsbedingungen machen es schwer, den tatsächlichen Kostenbedarf realistisch einzuschätzen. Wer hier den Überblick verliert, riskiert nicht nur unnötige Ausgaben, sondern auch Compliance-Verstöße und kostspielige Nachforderungen im Audit-Fall. Welche Faktoren die Höhe von Lizenzkosten bestimmen und welche Rolle ein professionelles License Management dabei spielt, erfahren Sie in diesem Artikel.

Was sind Lizenzkosten?

Lizenzkosten sind Gebühren, die für die rechtmäßige Nutzung von Software anfallen. Sie entstehen durch den Erwerb definierter Nutzungsrechte des Herstellers und richten sich je nach Lizenzmodell und vereinbarter Lizenzmetrik. Je nach Hersteller und Software können dabei unterschiedliche Metriken wie Nutzer, Geräte, Prozessorkerne oder Nutzungseinheiten zugrunde liegen.

Welche Arten von Lizenzkosten gibt es?

Die obige Definition ist simpel, hat aber ihre Feinheiten. Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, Lizenzgebühren zu berechnen, und von dieser Vielfalt machen Software-Hersteller eifrig Gebrauch. Wir haben die gängigsten Beispiele von Lizenzgebühren aufgelistet – Erklärung inklusive:

• Named-User-Lizenzen: Named-User-Lizenzen werden in passender Anzahl für bestimmte User gekauft und sind nicht übertragbar. Die Nutzung der jeweiligen IT-Ressource ist dann an den namentlich hinterlegten User (bzw. seinen Account) gebunden.

• Subscriptions: Ein Abonnement für Software-Nutzung, das meist monatlich oder jährlich zu zahlen ist. Die Verantwortung für Wartung und Instandhaltung der Software liegt weiterhin beim Hersteller.

• Cloud-Lizenz: Die Software wird in einer Cloud gehostet, und auch hier kaufen die Nutzer mit den monatlich oder jährlich zu zahlenden Lizenzen das Nutzungsrecht. Sie ähnelt der Subscription, wenngleich die Cloud das Spezifikum dieser Lizenzgebühr ist. Softwarepaketierung und lokale Installation werden damit überflüssig (bei SaaS-Produkten).

• Volumenlizenz: Die Lizenzgebühr kann durch das Volumen der eingespeisten Daten beeinflusst werden. Je mehr Daten Unternehmen verarbeiten, umso teurer wird die Lizenz.

• Core- bzw. CPU-basierte Lizenzierung: Die Lizenzkosten orientieren sich an der Anzahl der eingesetzten Prozessorkerne oder Prozessoren innerhalb der IT-Umgebung. Dieses Modell ist insbesondere bei Datenbanken, Serveranwendungen und virtualisierten Systemlandschaften verbreitet.

• Gerätebasierte Lizenzierung: Die Lizenzgebühr richtet sich nach der Anzahl der Geräte oder Endpunkte, auf denen die Software installiert oder genutzt wird. Dieses Modell ist insbesondere bei Arbeitsplatzsoftware, Terminal-Umgebungen oder bestimmten Sicherheitslösungen verbreitet.

• Concurrent-Lizenz: Der Gegenentwurf zur Named-User-Lizenz. Hierbei wird eine maximale Anzahl von Usern festgelegt, welche die Software zeitgleich nutzen können. Aber da sie nicht namentlich definiert sind, können insgesamt mehr Nutzer auf die Ressource zugreifen – nur eben nicht zur selben Zeit. 

• Kauflizenz: Mit einer Kauflizenz erwerben Sie bei einmaliger Zahlung das dauerhafte Recht zur Nutzung einer bestimmten Software in ihrer zum Kaufzeitpunkt bestehenden Version. Soll es die neuere Version werden, müssen Sie erneut in die Tasche greifen.

Wie hoch sind Lizenzkosten?

Für Lizenzgebühren eine übliche Höhe anzugeben, ist praktisch unmöglich. Allein die Vielfalt an Modellen, um für Software die Lizenzkosten zu berechnen, macht eine konkrete Aussage schwer. Wenn Sie von zweistelligen Beträgen pro Nutzer und Monat ausgehen, kommen Sie der Realität nahe.

Allerdings gibt es einige zentrale Faktoren, die die Höhe bestimmen. Dabei spielen vor allem

• das gewählte Lizenzmodell, 

• die maximale Nutzerzahl und 

• zubuchbare Add-ons 

eine entscheidende Rolle. Zudem kann der Datenverbrauch in der Cloud ebenfalls zum Kostentreiber werden, genauso wie die Vertragslaufzeit. 

Besonders unangenehm ist es, wenn Sie mit einer Vertragsstrafe rechnen müssen, weil Sie zu wenig Lizenzen gekauft haben. Ein solches Szenario sollten Sie genauso vermeiden wie eine Überlizenzierung. Sie zahlen dann eine Gebühr für Lizenzen, die Sie gar nicht nutzen.

Vor beiden Fällen schützt Sie ein professionelles Lizenzmanagement. Wir bei bbi analysieren Ihre gesamte Lizenzlandschaft — decken ungenutzte Lizenzen auf, optimieren Ihr Lizenzmodell und sorgen dafür, dass Ihre Nutzung auditsicher bleibt. Mit über 30 Jahren Erfahrung helfen wir Ihnen, Softwarekosten dauerhaft zu senken und Compliance-Risiken auszuschließen.

Kleines Einmaleins: Lizenzkosten berechnen

Um die Lizenzgebühr zu berechnen, die für Ihre Wunschsoftware anfällt, gibt es keine allgemeingültige Formel. Die Höhe der Lizenzgebühr hängt – je nach Lizenzmodell – von der Anzahl der Nutzer ab, ggf. auch von der Anzahl der Geräte, auf denen die Software läuft, vom Datenverbrauch oder von den Kosten der Subscription.

Ein typisches Praxisbeispiel: Arbeiten zehn Mitarbeitende mit einer pro Nutzer lizenzierten Software, fallen die Lizenzkosten in der Regel zehnfach an. Bei Server- oder Datenbanklösungen kann sich die Gebühr hingegen nach der Anzahl der eingesetzten Geräte oder Prozessorkerne richten.

Wie setzen sich Lizenzgebühren zusammen?

Was also tun, wenn Sie Lizenzgebühren berechnen möchten? Zuerst informieren Sie sich beim Hersteller über das Lizenzierungsmodell. Oft, wenngleich nicht immer, legt dieser die konkreten Kosten pro Lizenz offen. 

Sie müssen dann je nach Lizenzierungsart überlegen, wer in Ihrem Unternehmen die Software nutzen soll und ob bspw. eine namentliche Nutzung oder eher eine maximale Nutzerzahl sinnvoll ist. Diese bietet sich unter anderem an, wenn Ihr Team zeitversetzt arbeitet. Teilweise wird auch nach Cores, also Prozessorkernen, lizenziert, wofür Sie eine gute Übersicht über Ihre IT-Landschaft benötigen. 

Bei Add-ons, Support & Co. sollten Sie sorgfältig abwägen, was Ihr Unternehmen wirklich benötigt. Eine Kauflizenz mit einmaligen Kosten kann attraktiv sein, wenn Sie sicher wissen, dass Ihnen die aktuelle Version genügen wird. Mit all diesen Positionen gelangen Sie dann zum Preis, den Sie monatlich, jährlich oder einmalig zu entrichten haben.

Lizenzgebühren-Tabelle – ein Relikt der Vergangenheit

Möchten Sie sich über die Lizenzgebühren einer Software informieren, dann ist es nicht leicht, diese Daten zu finden. Denn viele Anbieter kommunizieren ihre Preise nicht öffentlich oder nur schwer auffindbar. Eine übersichtliche Lizenzgebühren-Tabelle suchen Sie meist vergebens. 

Das hat allerdings gute Gründe: Bei Cloud- und Subscription-Modellen nämlich werden die Preise oft dynamisch und individuell verhandelt. Als kleineres Unternehmen können Sie je nach Modell von günstigeren Preisen profitieren. Portale der Software-Hersteller, Partnerprogramme und Enterprise-Agreements sind gute Anlaufstellen, um für Lizenzgebühren eine übliche Höhe zu erfahren und Preise zu vergleichen.

Lizenzgebühren – Beispiele aus der Praxis

Lizenzkosten sind also keineswegs eine fixe Größe, sondern von unterschiedlichsten Faktoren abhängig. Üblich sind etwa Preismodelle mit anfallenden monatlichen Kosten pro Nutzer, pro Modul oder teils auch pro Transaktion. Einige Hersteller lassen es sich nicht nehmen, kundenindividuelle Preise zu kalkulieren. 

Um hier mehr Licht ins Dunkle zu bringen, lassen Sie uns auf ein Lizenzgebühren-Beispiel bei SAP werfen. Der Hersteller ist Marktführer, wenn es um Software-Lösungen geht und arbeitet mit unterschiedlichen Abrechnungsmodellen. Am häufigsten treffen Sie bei SAP auf die Stückgebühr: 

• Sie zahlen pro gebuchter Lizenz einen bestimmten Betrag. 

• Möchten Sie beispielsweise SAP Business One nutzen, zahlen Sie für eine Professional Lizenz einen fixen monatlichen Betrag. 

• Bei zehn Nutzern multiplizieren Sie diesen Betrag mit zehn.

Etwas anders verhält es sich hingegen z.B. mit der SAP S/4HANA Cloud: 

• Die Abrechnung erfolgt mit kundenspezifischen Preisen. 

• Dabei gibt es eine Mindestabnahme von 35 Vollzeitnutzern. 

• Dieses Modell macht es für Sie sehr schwer, die Lizenzgebühren vorab einzuschätzen.

SAP Lizenzkosten sind komplex und für viele Unternehmen schwer einzuschätzen. Unterschiedliche Lizenzmetriken, modulabhängige Preismodelle und individuelle Enterprise-Vereinbarungen erschweren eine verlässliche Kostenplanung zusätzlich. Gerade bei wachsenden IT-Landschaften oder Hybrid-Umgebungen entstehen dadurch schnell unnötige Mehrkosten oder Compliance-Risiken. Wir von bbi Software analysieren Ihre gesamte Lizenzsituation, zeigen Kosten- und Optimierungspotenziale auf und bewerten, welche Lizenzmodelle für Ihr Unternehmen wirtschaftlich sinnvoll sind. So behalten Sie Ihre Ausgaben für Lizenzen dauerhaft im Griff – transparent, auditsicher und herstellerneutral.

Überlassen Sie Ihre Lizenzkosten nicht dem Zufall!

Die Vielzahl an Modellen, Metriken und Vertragsbedingungen macht es schwer, den Überblick zu behalten. Fehler in der Lizenzierung führen schnell zu Unter- oder Überlizenzierung – und damit zu unnötigen Kosten oder sogar nachträglichen Forderungen.

Genau hier unterstützen wir Sie: Wir begleiten Sie nicht nur beim Lizenzkauf, sondern übernehmen auch die professionelle Lizenzverwaltung. Wir analysieren Ihre Lizenzlandschaft, schaffen Transparenz über Nutzung und Kosten und stellen sicher, dass Ihre Umgebung compliant und auditsicher bleibt.

Wenn Sie wissen möchten, wie Sie Ihre Ausgaben für Lizenzen nachhaltig optimieren können, beraten wir Sie gerne in einem unverbindlichen Gespräch.

FAQ zu Lizenzkosten

Was sind Lizenzkosten?

Lizenzkosten sind Gebühren, die für die rechtmäßige Nutzung von Software anfallen. Sie entstehen, weil das geistige Eigentum des Herstellers genutzt wird, und richten sich nach Lizenzmodell, Nutzerzahl oder Funktionsumfang.

Wie hoch sind Lizenzgebühren?

Die Höhe von Lizenzgebühren variiert stark. Sie hängt vom Hersteller, dem Lizenzmodell und Faktoren wie Nutzerzahl, Prozessorkernen oder Nutzungsdauer ab. Einheitliche Preise gibt es nicht; viele Anbieter arbeiten mit individuellen oder verhandelten Gebühren.

Wie können Unternehmen ihre Lizenzkosten senken?

Unternehmen senken ihre Ausgaben für Lizenzen, indem sie bestehende Lizenzen optimieren, Über- und Unterlizenzierung vermeiden und sich auf Hersteller-Audits vorbereiten. bbi unterstützt mit Lizenz-Reviews und professioneller Lizenzverwaltung. In einigen Fällen lassen sich Lizenzkosten steuerlich absetzen.

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