Lizenzkosten: Erklärung, Praxisbeispiel & Profi-Tipps

Lizenzkosten fallen immer dann an, wenn Sie eine Software mieten bzw. über einen bestimmten Zeitraum nutzen möchten. Je nach Anwendung und Nutzerzahl können die Lizenzgebühren einen großen Teil Ihres IT-Budgets ausmachen. Sie werden in der Regel pro Benutzer abgerechnet, es gibt aber auch viele weitere Modelle.  

Deshalb ist es wichtig, dass Sie sich genauestens über die Lizenzgebühr informieren. So können Sie unnötig hohe Kosten vermeiden und Ihre Lizenzen auf Ihre individuellen Bedürfnisse zuschneiden. 

In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was Lizenzkosten sind, wie Sie diese berechnen und wie sich Lizenzgebühren als Beispiele in der Praxis zeigen. 

Was sind Lizenzkosten?

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Mit Lizenzkosten bezahlen Sie das Nutzungsrecht für eine bestimmte Software. Um den Dienst anwenden zu können, fallen festgelegte Gebühren an, die Sie einmalig, monatlich oder jährlich entrichten. Der Zeitraum für die Nutzung kann klar definiert oder unbestimmt sein und auch bei den Abrechnungsmodellen gibt es verschiedene Möglichkeiten.

Welche Arten von Lizenzgebühren gibt es?

Viele Hersteller bieten Ihre Anwendungen gegen eine Lizenzgebühr an. Wenn Sie eine Software nutzen möchten, dann sollten Sie einen genaueren Blick auf das jeweilige Preismodell werfen. Für die Abrechnung gibt es verschiedene Software Lizenzmodelle:

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• Stücklizenz: Die Stücklizenz ist wohl das am meisten verbreitete Modell für Lizenzkosten. Für jede Lizenz gibt es einen festgelegten Preis und aus der Anzahl der Nutzer berechnet sich der Gesamtpreis. Je mehr Nutzer, desto höher werden die Kosten für Sie. 
• Mindestlizenz: Viele Anbieter knüpfen Ihre Lizenzen an bestimmte Bedingungen. Dabei kann es auch vorkommen, dass Sie eine Mindestanzahl von Lizenzen abnehmen müssen, wovon vor allem der Anbieter profitiert. 
• Umsatzlizenz: Die Lizenzgebühr kann auch abhängig von Ihrem Umsatz berechnet werden. Dabei wird in der Regel ein bestimmter Prozentsatz festgelegt. Wichtig ist, dass dieser schriftlich in einem Software Lizenzvertrag festgehalten wird. 
• Gewinnlizenz: Einige Anbieter berechnen die Lizenzkosten auf Grundlage des Gewinns, den Sie mit der Software generieren. Auch dabei kann ein Prozentsatz oder eine feste Summe im Vertrag festgehalten werden. 
• Einmalige Lizenzgebühr: Sie haben bei einigen Anbietern die Möglichkeit, die Software einmal zu bezahlen und diese dann unbegrenzt zu nutzen. Solche Abos auf Lebenszeit sind vor allem in der Technikbranche verbreitet, werden aber eher bei kleineren Anwendungen angeboten. 
• Volumen: Die Lizenzgebühr kann ebenfalls durch das Volumen der eingespeisten Daten beeinflusst werden. Je mehr Daten verarbeitet werden, umso teurer wird die Lizenz. 

Die Antwort auf die Frage „Was sind Lizenzgebühren?“ hängt also immer von der jeweiligen Software ab, die Sie nutzen möchten. 

Wie hoch sind Lizenzgebühren?

Wie hoch die Lizenzgebühren für Software sind, kann nicht allgemeingültig beantwortet werden. Die genauen Kosten hängen von der Anwendung, dem Abrechnungsmodell und dem Umfang des Tarifs ab. Sie müssen also bei jedem Anbieter einzeln prüfen, wie hoch die Lizenzkosten sind und wie diese genau berechnet werden.

Die Kosten für Lizenzen variieren stark

Die Spanne von Lizenzgebühren ist sehr groß. Einige Anwendungen sind schon für kleine monatliche Beträge zu haben. Das ist gerade für den Mittelstand und Freiberufler ein großer Vorteil. Sie haben dann die Möglichkeit, schon ab fünf bis zehn Euro im Monat eine Software zu nutzen.

Das ist aber nicht bei allen Diensten der Fall. Je komplexer und spezifischer es wird, desto höher kann auch der Preis sein. Bei größeren Dienstleistern beginnen die Preise pro Lizenz in der Regel bei 15 Euro im Monat. Bedenken Sie, dass diese Lizenzgebühr für jeden Nutzer entrichtet werden muss. 

So vermeiden Sie zu hohe Kosten 

Das Lizenzmanagement ist ein wichtiger Aspekt, um zu hohe Kosten oder empfindliche Strafzahlungen zu vermeiden:

• Haben Sie zu wenige Lizenzen, weil sich z.B. mehrere Anwender eine Lizenz teilen, dann verstoßen Sie gegen die Nutzungsbedingungen. Dafür können hohe Nachzahlungen oder Strafen auf Sie zukommen. 
• Haben Sie hingegen zu viele Lizenzen, dann ist auch das problematisch. Sie zahlen dann eine Gebühr für Lizenzen, die gar nicht genutzt werden. 

Deshalb bieten wir von bbi Software Ihnen diesbezüglich eine professionelle Beratung an und übernehmen anschließend gerne auch die Software Distribution. 

Im Rahmen der Microsoft Lizenzberatung schauen wir uns beispielsweise Ihre Microsoft Lizenzen an und prüfen für Sie, ob die Anzahl der vertraglich vereinbarten Lizenzen passt. Kontaktieren Sie uns gerne und vereinbaren Sie einen Termin zur Beratung. 

Wonach können Sie sich zum Lizenzkosten berechnen richten?

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Die Lizenzgebühren nehmen vermutlich einen großen Teil Ihres IT-Budgets ein. Sie sollten sich nicht nur fragen „Was ist eine Lizenzgebühr?“, sondern auch, wie hoch diese ausfällt. Planen Sie also detailliert und informieren Sie sich vor Vertragsabschluss über die Höhe der Kosten.  

Abrechnung pro Lizenz

Wie genau Sie die Lizenzgebühr berechnen, hängt von dem jeweiligen Abrechnungsmodell des Anbieters ab. Rechnet dieser pro Lizenz ab, dann können Sie die Kosten recht gut einschätzen: 

• Bringen Sie in Erfahrung, wie teuer eine Lizenz ist
• Multiplizieren Sie diesen mit dem Wert der geplanten Nutzer
• Sie erhalten eine relativ genaue Einschätzung des Preises

An dieser Stelle weisen wir noch einmal auf die Überlizenzierung und Unterlizenzierung hin. Es ist nicht immer möglich, vorab exakt zu bestimmen, wie viele Lizenzen Sie letztendlich brauchen. Sie haben aber immer die Möglichkeit, Lizenzen nachzubuchen. Gerne beraten wir Sie, wie Sie die License Compliance vertragsgerecht umsetzen.

Abrechnung nach anderen Modellen

Schwieriger wird es, wenn nach anderen Modellen abgerechnet wird. Das kann beispielsweise anhand des geschätzten Umsatzes oder des Gewinns geschehen. Die Zahlen lassen sich zwar vorab relativ gut bestimmen, dennoch kommt noch einiges an Rechenarbeit auf Sie zu. 

Versuchen Sie, den Betrag innerhalb einer realistischen Spanne einzuplanen, um nicht in finanzielle Schwierigkeiten zu geraten. Benötigen Sie Hilfe bei der Berechnung, dann stehen wir von bbi Software Ihnen als erfahrener Partner zur Seite. Kommen Sie gerne auf uns zu und vereinbaren Sie einen Termin. 

Wir bieten Ihnen darüber hinaus weitere Services an. Wir stellen Ihnen beispielsweise Deployment Software zur Verfügung, mit der Sie Anwendungen unkompliziert auf alle benötigten Geräte verteilen können. Sprechen Sie uns bei Interesse gerne an. 

Wie hilft Ihnen eine Lizenzgebühren Tabelle bei der Orientierung?

Möchten Sie sich über die Lizenzgebühren einer Software informieren, dann ist es nicht leicht, diese Daten zu finden. Einige Anbieter kommunizieren ihre Preise nicht öffentlich. Das macht es für Sie besonders schwer, herauszufinden, was eine angemessene Lizenzgebühr ist. 

Bei manchen Anbietern haben Sie aber Glück und finden eine Lizenzgebühren Tabelle. Dieser entnehmen Sie dann beispielsweise: 

• Höhe der Kosten für eine bestimmte Anwendung
• Kosten für eine Lizenz
• Kosten für zusätzliche Module 

Einer Lizenzgebühren Tabelle können Sie aber auch prozentuale Werte entnehmen, wenn die Abrechnung z. B. auf Basis des Gewinns oder Ihres Umsatzes erfolgt. Schauen Sie sich einige Lizenzgebühren Beispiele an, bevor Sie einen festen Vertrag abschließen. Alternativ dazu beraten wir Sie natürlich ebenfalls gerne individuell.  

Lizenzgebühren: Beispiele aus der Praxis

Lizenzgebühren variieren je nach Anbieter, was wir Ihnen nun anhand eines Lizenzgebühren Beispiels mithilfe von SAP vorstellen möchten. Der Hersteller ist Marktführer, wenn es um Software-Lösungen geht und arbeitet mit unterschiedlichen Abrechnungsmodellen.

Am häufigsten treffen Sie auf die Stückgebühr: 

• Sie zahlen pro gebuchter Lizenz einen bestimmten Betrag. 
• Möchten Sie beispielsweise SAP Business One nutzen, zahlen Sie für eine Professional Lizenz 91 Euro im Monat. 
• Bei zehn Nutzern wären es also 910 Euro. 

Etwas anders verhält es sich hingegen z.B. mit der SAP S/4HANA Cloud: 

• Die Abrechnung erfolgt mit kundenspezifischen Preisen. 
• Dabei gibt es eine Mindestabnahme von 35 Vollzeitnutzern. 
• Dieses Modell macht es für Sie sehr schwer, die Lizenzgebühren vorab einzuschätzen.

SAP Lizenzkosten sind kompliziert und können für unerfahrene Nutzer sehr unübersichtlich sein. Deshalb bieten wir von bbi Software Ihnen eine detaillierte Beratung an und schätzen vorab für Sie ein, mit welchen Kosten zu rechnen ist. Wir helfen Ihnen dabei, die Lizenzkosten zu verstehen und dauerhaft im Blick zu behalten. 

Lizenzgebühr, Einrichtung & Verteilung: bbi Software unterstützt Sie bei verschiedenen Herausforderungen 

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Sobald Sie eine Software einsetzen, sollten Sie sich mit dem Thema Lizenzgebühren befassen. Dabei gilt: verschiedene Hersteller, verschiedene Modelle! Sie stehen somit vor der Herausforderung, die verschiedenen Optionen zu kennen und optimal für Ihre Voraussetzungen zu nutzen.

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Wir von der bbi Software AG haben jahrelange Erfahrung auf diesem Gebiet, kennen uns mit vielen Anbietern im Detail aus und beraten Sie gerne in Bezug auf Ihre Lizenzkosten und allem, was dazu gehört. Vereinbaren Sie einen Termin mit uns – wir freuen uns, von Ihnen zu hören.

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