31.5.2026
SAP-Lizenzkosten: Überblick statt Kosten, die Ihnen über den Kopf wachsen
Wie Unternehmen SAP-Lizenzkosten besser kontrollieren, Audit-Risiken reduzieren und ihre Lizenzverwaltung langfristig transparent und wirtschaftlich aufstellen.
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Wie Unternehmen SAP-Lizenzkosten besser kontrollieren, Audit-Risiken reduzieren und ihre Lizenzverwaltung langfristig transparent und wirtschaftlich aufstellen.
SAP-Lizenzkosten gelten nicht umsonst als ausgesprochen komplex und schwer zu durchschauen. Der aktuelle Trend in Richtung Cloud-Lösungen macht das Thema nicht einfacher – Audit-Risiken sind nur schwer zu vermeiden.
Erschwerend kommt hinzu, dass die Lizenzmodelle des süddeutschen Software-Giganten keineswegs alle nach dem gleichen Muster gestrickt sind, sondern variieren. S/4HANA, Business One, SAC und weitere Lösungen verfügen jeweils über ihre eigenen Lizenzmodelle. In der Praxis ist es daher schwer, den Überblick zu behalten. Dieser Artikel gibt Ihnen eine strukturierte Orientierung, um die Lizenzkosten realistisch einzuordnen und fundierte Entscheidungen zu treffen.
Software-Lizenzen sind grundsätzlich kein leicht verständliches Thema. Da sind auch die Lizenzen von SAP keine Ausnahme. Zudem weicht das Unternehmen von gewohnten Systematiken ab und geht eigene Wege.
SAP-Lizenzkosten können für einzelne Nutzer anfallen – so weit, so üblich. Daneben gibt es Lizenzen, die für einzelne Funktionsmodule gelten, die sogenannten Engines, die spezifische Aufgaben in Prozessen erfüllen. Selbst Lizenzgebühren für einzelne bearbeitete Dokumente sind denkbar.
Die Frage nach einer Cloud-Nutzung oder einer Installation on Premise hat ebenfalls Auswirkungen auf die Lizenzkosten bei SAP. Beide Varianten haben eigene Preisdynamiken. SAP verfolgt seit einigen Jahren eine klare Cloud-Strategie, bei der klassische Kauflizenzen zunehmend durch abonnementbasierte Modelle ersetzt werden.
Wer SAP-Lizenzen kaufen möchte, muss also genau hinschauen und ein sauberes Lizenzmanagement betreiben. Sie sollten zu jeder Zeit wissen, welche Lizenzen im Einsatz sind, wer diese nutzt und ob es Abweichungen gibt. Nutzen Sie mehr als eine Software von SAP, dann kann das eine grosse Herausforderung sein.
Damit Sie sich zurechtfinden, erklären wir Ihnen die vier zentralen Modelle für SAP-Lizenzierungen:
Named User ist ein Klassiker der Lizenzmetriken und als solcher auch für SAP-Software im Einsatz. Mitarbeitende können mit einer solchen SAP-Lizenz Programme auf mehreren Endgeräten nutzen. SAP-Lizenzkosten pro User sind dennoch nicht immer gleich hoch, sondern hängen von der Berechtigung des Nutzers ab.
Full Use Equivalent, kurz FUE, kommt bei der Cloud-Lösung RISE with SAP zum Einsatz. Im Grunde handelt es sich um eine Weiterentwicklung der Named-User-Logik, bei der Nutzungskapazitäten rollenbasiert und nicht mehr einzelnen Personen zugeordnet werden. Stattdessen ist diese Lizenzmetrik an die Nutzerrollen Advanced User, Core User und Self Service User gekoppelt, für die das Unternehmen FUE-Tokens nach einem bestimmten Berechnungsschlüssel erwirbt.
Engines sind im SAP-Universum optional zubuchbare Softwarekomponenten, für die ebenfalls Gebühren anfallen. Diese werden bspw. anhand der Anzahl der durch den jeweiligen Engine abgewickelten Transaktionen berechnet. Die Package-Lizenz ist als Einsteiger-SAP-Paket für kleinere Unternehmen konzipiert, die SAP Business One für günstige Lizenzkosten nutzen können.
Berechnungsgrundlage sind nicht Nutzer oder Prozessorkerne, sondern Dokumente: Das können bspw. Verkaufsbelege sein, die mit einem SAP-Programm erzeugt wurden, oder auch Rechnungen. Dabei ist zu beachten, dass unterschiedliche Dokumenttypen im Digital-Access-Modell unterschiedlich gewichtet und entsprechend verschieden in die Lizenzberechnung einfliessen können.
Die Palette aus dem Hause SAP ist vielseitig, weshalb wir uns in diesem Abschnitt auf die wichtigsten Produkte konzentrieren. Ihnen einfach eine SAP-Lizenzkosten-Preisliste an die Hand zu geben, wäre zu kurz gedacht, da die Preisbildung dafür zu komplex ist:
Hier gilt es zu differenzieren: Das Kernprodukt SAP S/4HANA ist (noch) on Premise zu haben. Der Software-Lizenzvertrag ist in diesem Falle konventionell – SAP S/4HANA Lizenzkosten und Wartungskosten.
Anders verhält es sich, wenn Sie auf die Cloud-Lösung RISE with SAP setzen. Hierfür sind Subscriptions nötig, also ein Abo-Modell. Die Lizenzierung erfolgt rollen- und nutzungsbasiert über FUE, wobei sich die benötigten Einheiten nach Berechtigungen und Nutzungsszenarien richten.
Bei dieser Komplexität und Vielfalt der SAP-Lizenzen überrascht es nicht, dass SAP kaum Preise veröffentlicht. Die SAP-Lizenzkosten müssen pro Kunde und Vertrag individuell kalkuliert werden. Ein Auge sollten Sie auf folgende Preistreiber haben:
SAP Business One ist eine ERP-Software, die speziell für die Bedarfe kleiner und mittlerer Unternehmen zugeschnitten wurde. Das Praktische dabei: Sie ist grundsätzlich skalierbar und kann mit Ihrem Unternehmen wachsen. Somit ist SAP Business One die ideale Unterstützung für Start-ups und wachsende Unternehmen.
Auch kleine und mittlere Unternehmen müssen sich zwischen einer lokalen Installation oder der Cloud-Nutzung entscheiden. Wichtig zu wissen ist, dass bei einer On-Premise-Installation zusätzlich zu den SAP-Lizenzkosten Wartungskosten auf Sie zukommen, die rund 18 bis 22 Prozent Ihrer zuvor angefallenen Kosten für die Lizenzen betragen können. Diese entfallen bei einer Cloud-Nutzung.
Die SAP Business One Lizenzkosten können dabei ganz unterschiedlich aussehen. Zunächst gibt es verschiedene Lizenztypen:
Aus diesen Optionen ergeben sich zahlreiche mögliche Konstellationen für den Preis. Die Kosten für diese Anwendung beginnen im zweistelligen Bereich für Cloud-Lizenzen und passen sich damit ideal an die Zielgruppe an.
Eine einfache Formel, mit der Sie Ihre SAP Lizenzkosten pauschal berechnen können, gibt es nicht. Umso wichtiger ist es, die zentralen Einflussfaktoren zu kennen, die Ihre Kosten tatsächlich bestimmen.
Anzahl der Nutzer:
Sie legen fest, wie viele Anwender mit der SAP-Software arbeiten. Auf dieser Basis kalkuliert SAP die Kosten. Benötigen Sie zusätzliche Lizenzen, können Sie diese ergänzen. Nicht genutzte Lizenzen lassen sich in vielen Fällen wieder reduzieren.
Praxisbeispiel: Ein Unternehmen startet mit 50 Mitarbeitenden im Einkauf und in der Buchhaltung. Wächst das Team auf 70 Personen, steigen die Lizenzkosten entsprechend durch zusätzliche User-Lizenzen.
Umfang der Anwendung:
Viele SAP-Lösungen sind branchenspezifisch aufgebaut. Sie entscheiden im Vorfeld, welche Funktionen, Module und Pakete Sie einsetzen möchten. Diese Auswahl wirkt sich unmittelbar auf die SAP Lizenzkosten aus.
Typisches Szenario: Neben dem ERP-Kernmodul wird zusätzlich ein Modul für Produktionsplanung eingeführt. Durch diese Erweiterung erhöhen sich die SAP Lizenzkosten unmittelbar.
Dauer der Nutzung:
Je nach Produkt rechnet SAP Lizenzen entweder über feste Vertragslaufzeiten oder im Rahmen von Abonnementmodellen ab. Die gewählte Laufzeit beeinflusst die Gesamtkosten maßgeblich.
Praxisfall: Ein Unternehmen entscheidet sich für ein dreijähriges Cloud-Abonnement statt einer monatlich kündbaren Laufzeit. Die längere Vertragsdauer kann zu günstigeren Konditionen pro Nutzer führen, beeinflusst jedoch die Gesamtkosten über die Laufzeit.
Tarif:
Für zahlreiche SAP-Dienste stehen unterschiedliche Tarifmodelle zur Verfügung. Häufig unterscheidet SAP zwischen Limited und Professional Usern. Die gewählte Tarifstufe bestimmt Funktionsumfang und Zugriffsmöglichkeiten – und damit den Preis.
Beispiel aus der Praxis: Für einfache Tätigkeiten werden Limited User eingesetzt, während Key User mit erweiterten Rechten als Professional User lizenziert werden. Die Verteilung dieser Rollen wirkt sich direkt auf die Gesamtkosten aus.
Indirekte Nutzung:
Neben den direkten Nutzern beeinflusst auch die indirekte Nutzung Ihre SAP Lizenzkosten. Greifen Drittsysteme auf SAP-Daten zu oder erzeugen darüber Dokumente, müssen Sie diese Nutzung lizenzrechtlich berücksichtigen. Das betrifft zum Beispiel Szenarien, in denen Anwendungen wie Salesforce mit SAP-Systemen kommunizieren.
Gängiger Fall: Ein CRM-System wie Salesforce greift auf SAP-Stammdaten zu und erzeugt automatisiert Auftragsdokumente. Diese Nutzung muss lizenzrechtlich berücksichtigt werden und kann zusätzliche Kosten verursachen.
User-Rollen:
Im Cloud-Umfeld ersetzen FUE die klassische Named-User-Logik. Die gewählten User-Rollen haben erheblichen Einfluss auf die Kosten, da sie den Funktionsumfang und die Nutzungskapazitäten definieren.
Praxisbeispiel: Im Cloud-Modell erhalten 20 Mitarbeitende die Rolle „Core User“, während 100 weitere Personen als „Self Service User“ angelegt sind. Diese Rollenverteilung beeinflusst die Anzahl der benötigten FUE-Einheiten.
Digital Access:
Wenn SAP Lizenzen auf Basis erstellter Dokumente abrechnet, spielt das sogenannte Digital-Access-Modell eine zentrale Rolle. Die Anzahl und Art der erzeugten Dokumente wirken sich direkt auf die Kosten aus.
Typisches Szenario: Ein Webshop erzeugt täglich Bestellungen und Rechnungen im SAP-System. Die Anzahl und Art dieser Dokumente wirkt sich unmittelbar auf die Lizenzkosten aus.
Engines und Add-ons:
Zusatzmodule und branchenspezifische Erweiterungen erhöhen den Funktionsumfang Ihrer SAP-Landschaft, wirken sich jedoch auch auf die Kosten aus. Prüfen Sie daher genau, welche Engines und Add-ons Sie tatsächlich benötigen.
Praxisbeispiel: Zusätzlich zum Kernsystem wird eine Analytics-Engine integriert. Das erweitert den Funktionsumfang, führt jedoch auch zu zusätzlichen Lizenzkosten.
Um all diese Faktoren im Blick zu behalten, benötigen Sie jederzeit eine aktuelle SAP Lizenzen Übersicht. In kleineren Unternehmen lässt sich das oft noch manuell abbilden – mit wachsender Organisationsgröße wird ein strukturiertes Lizenzmanagement jedoch unverzichtbar.
SAP Lizenzen verursachen Kosten – daran führt kein Weg vorbei. Viele Unternehmen treiben ihre SAP-Lizenzkosten jedoch unnötig in die Höhe, weil sie typische Fehler im Umgang mit Lizenzen machen und Risiken unterschätzen:
Falsche User-Zuordnung:
Setzen Sie mehr Professional User ein, als tatsächlich erforderlich sind, entstehen schnell vermeidbare Mehrkosten. Umgekehrt bremsen zu restriktive Berechtigungen Arbeitsabläufe und senken die Produktivität.
Doppellizenzierung (Cloud / On-Prem):
Viele Unternehmen kaufen weiterhin On-Premises-Lizenzen ein und schließen parallel Cloud-Subscriptions ab. Diese Überschneidungen verursachen unnötige Kosten und lassen sich durch saubere Lizenzverwaltung vermeiden.
Unterschätzter Digital Access:
Greifen Drittsysteme auf SAP-Daten zu oder erzeugen darüber Dokumente, kann Digital Access zur Kostenfalle werden. Wer das Dokumentenvolumen falsch einschätzt, riskiert unerwartete Nachlizenzierungen.
Unklare Audit-Dokumentation:
Fehlt eine saubere Audit-Dokumentation, setzen Sie sich unnötigen Risiken aus. Eine strukturierte Lizenzverwaltung bildet die Grundlage, um Prüfungen souverän zu bestehen und Strafzahlungen zu vermeiden.
Ihre SAP-Lizenzkosten pro Jahr dauerhaft im Griff zu behalten, erfordert Erfahrung, Transparenz und klare Prozesse. Genau hier setzt bbi an: Wir unterstützen Sie dabei, Ihre Lizenzverwaltung zu professionalisieren, Audit-Risiken zu reduzieren und durch gezielte Lizenzoptimierung nachhaltig Kosten zu senken.
Wer eine Preisliste für SAP Lizenzen betrachtet, erkennt schnell die enorme Kostenspanne. Anzahl der Nutzer, Funktionsumfang und Lizenzmodell beeinflussen die SAP Lizenzkosten erheblich – oft stärker, als Unternehmen erwarten.
bbi Software unterstützt Sie dabei, Ihre SAP Lizenzen gezielt zu optimieren. Ziel ist es, unnötige Kosten zu vermeiden, Audit-Risiken zu reduzieren und Ihre Lizenzlandschaft dauerhaft transparent aufzustellen. Dafür analysieren wir Ihre bestehende Situation und zeigen klar auf, wo Optimierungspotenziale liegen.
Im Rahmen unserer Beratung begleiten wir Sie von der Auswahl geeigneter SAP-Lösungen bis zur laufenden Lizenzverwaltung. Gemeinsam stellen wir sicher, dass Sie nur die Lizenzen einsetzen, die Sie tatsächlich benötigen – und genau dafür bezahlen.
Nutzen Sie bereits SAP-Software, übernehmen wir die strukturierte Analyse Ihrer Lizenzsituation und etablieren eine dauerhafte Lizenzverwaltung. Dazu gehören unter anderem:
Unsere Unterstützung endet nicht bei den SAP Lizenzkosten. Wir beraten Sie auch bei der Auswahl und Einführung geeigneter Anwendungen und sorgen dafür, dass diese effizient in Ihre IT-Landschaft integriert werden. Dazu übernehmen wir bei Bedarf die Softwarepaketierung und richten geeignete Deployment-Lösungen ein, mit denen Sie Anwendungen vorkonfiguriert und kontrolliert ausrollen.
Die Grundlage unserer Arbeit bildet eine fundierte Analyse Ihrer IT-Infrastruktur. Mit User Mapping machen wir Lizenz- und Nutzungsstrukturen sichtbar und simulieren Szenarien für zukünftige Entwicklungen. Ergänzend stellen wir Ihre Audit-Readiness sicher und unterstützen Sie im Rahmen des Multi-Vendor-Supports dabei, Ihre gesamte IT-Landschaft stabil und wirtschaftlich zu betreiben.
Wenn Sie Ihre SAP Lizenzkosten nachhaltig senken und Ihre Lizenzverwaltung professionell aufstellen möchten, sprechen Sie mit uns. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme für ein unverbindliches Erstgespräch.
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