License Management: Lizenzen langfristig organisieren.

Was ist License Management?

License Management ist die Verwaltung und Prüfung von Software-Nutzungsrechten. Dazu gehören Beschaffung, Vertragsdokumentation, Zuweisung und der Abgleich mit dem Lizenzbedarf. Dieser richtet sich nach der vereinbarten Metrik, etwa Benutzern, Geräten oder Prozessorkernen.

• Ermitteln Sie, welche Produkte und Nutzungsrechte benötigt werden.
• Dokumentieren Sie die Zuweisung und die lizenzrelevante Nutzung.

Aktualisieren Sie die Daten bei Änderungen und prüfen Sie den Abgleich regelmässig. Entscheidend sind nicht nur Mengen, sondern die vereinbarten Nutzungsrechte.

Welche Aufgaben hat das License Management?

Die Verantwortlichen koordinieren die Prüfung und informieren betroffene Mitarbeitende über die relevanten Nutzungsregeln.

Das Software License Management umfasst somit folgende Aufgaben:

• Einkauf aller benötigten Lizenzen
• Dokumentation der eingesetzten Lizenzen
• Genaue Kenntnis der Vertragsgrundlagen
• Erwerb weiterer Lizenzen
• Aufklärung der Mitarbeiter

Warum ist License Management wichtig?

Die folgenden Aufgaben helfen, Kosten und Lizenzrisiken nachvollziehbar zu bewerten:

• Kosten prüfen: Ermitteln Sie den Bedarf, bevor Sie Lizenzen beschaffen oder verlängern. Ob sich ungenutzte Bestände reduzieren, neu zuweisen oder kündigen lassen, hängt vom Vertrag ab.
• Lizenzrisiken reduzieren: Prüfen Sie, ob Nutzung und Zugriffsberechtigungen durch die vorhandenen Rechte abgedeckt sind. Gemeinsame Konten sind kein Ersatz für erforderliche Benutzerlizenzen. Mögliche Folgen einer Unterlizenzierung hängen vom Vertrag und vom Einzelfall ab.
• Versionen und Rechte abstimmen: Eine Bestandsübersicht zeigt, welche Versionen eingesetzt werden. Ob ein Upgrade zulässig und sinnvoll ist, prüfen Sie anhand der Nutzungsrechte und betrieblichen Anforderungen.

bbi hilft Ihnen, Lizenzbestand und Bedarf nachvollziehbar zu dokumentieren.

Sind Sie sicher, dass Sie so viele Lizenzen gekauft haben, wie Sie benötigen?

Unser Whitepaper erklärt den Ablauf von Software-Audits und enthält Hinweise zur Vorbereitung.

Werkzeuge für die Lizenzverwaltung

Ein Werkzeug kann den Überblick über Rechte, Bedarf und Fristen erleichtern. Sein Funktionsumfang muss zu Ihren Produkten und Datenquellen passen.

bbi unterstützt Sie dabei, Anforderungen und verfügbare Lösungen zu vergleichen.

• Lizenzmanagement mit einem Tool

Für eine Lizenzübersicht benötigen Sie mehr als Stückzahlen: Lizenzmetriken, Nutzungsrechte, Laufzeiten und Nachweise gehören ebenfalls dazu.

Ein geeignetes Werkzeug führt Vertrags- und Bestandsdaten zusammen. Prüfen Sie, ob die benötigten Nachweise, Zuweisungen und Fristen darin abgebildet werden können.

Die Abdeckung verschiedener Lizenzmetriken und Sonderrechte muss für Ihre Produkte geprüft werden.

Werkzeuge unterscheiden sich in Datenquellen, Funktionsumfang und Herstellerabdeckung. Beispiele aus der vorliegenden Fassung sind:

• RayVentory
• RaySAMi
• LOGINventory

bbi unterstützt Sie bei der Auswahl anhand Ihrer Anforderungen.

Lizenzmanagement in der Cloud betreiben

Lizenzmanagementwerkzeuge können im eigenen Betrieb oder als gehosteter Dienst eingesetzt werden.

Bei einer gehosteten Lösung sind folgende Punkte zu prüfen:

• Bei einer gehosteten Lösung müssen Sie die Server für die Plattform nicht selbst betreiben. Kosten für Einführung, Integration und laufenden Betrieb bleiben zu prüfen.
• Ein Fernzugriff ist möglich, sofern Berechtigungen und technische Voraussetzungen erfüllt sind.
• Welche Betriebs- und Wartungsaufgaben der Anbieter übernimmt, regelt der Vertrag.
• Sicherheit und Datenschutz hängen vom Dienst, der Konfiguration und den vereinbarten Verantwortlichkeiten ab. Ein Cloudbetrieb ist nicht pauschal sicherer als ein eigener Betrieb.
• Verfügbarkeit und Wartungsfenster richten sich nach der Leistungsvereinbarung. Prüfen Sie auch Exportmöglichkeiten und den Zugriff bei Störungen.

Vergleichen Sie beide Betriebsformen anhand derselben Anforderungen.

Die Betriebsform muss zu Ihren Anforderungen an Datenschutz, Integration, Kosten und Verfügbarkeit passen.

Ein strukturiertes Vorgehen festlegen

Beginnen Sie mit dem vereinbarten Umfang und einer Bestandsaufnahme.

Legen Sie Abläufe für Erfassung, Prüfung und Änderungen fest. So reduzieren Sie doppelte oder fehlende Einträge.

Ein mögliches Vorgehen:

• Benennen Sie Verantwortliche und legen Sie fest, welche Stellen Daten liefern und Entscheidungen freigeben.
• Erfassen Sie beschaffte und eingesetzte Software einschliesslich Cloud-Abonnements.
• Dokumentieren Sie Nutzungsrechte, Metriken, Mengen, Laufzeiten und Kündigungsfristen.

• Gleichen Sie Bedarf und Rechte ab. Klären Sie Abweichungen, bevor Sie zusätzliche Lizenzen bestellen.
• Informieren Sie die Mitarbeiter darüber, wie mit Lizenzen umzugehen ist und welche Punkte besonders wichtig sind.

Ein Werkzeug kann die Erfassung erleichtern. Der Prozess muss trotzdem festlegen, wer die Daten prüft und aktuell hält.

License Management als Dienstleistung

Bei License Management as a Service übernimmt ein Dienstleister vereinbarte Aufgaben der Lizenzverwaltung.

Ein externer Dienstleister kann vereinbarte Aufgaben übernehmen, etwa Datenpflege, Lizenzbilanzen und Vertragsübersichten. Zuständigkeiten, Datenzugriff und interne Freigaben müssen klar geregelt bleiben.

Achten Sie bei der Auswahl auf Leistungsumfang, Erfahrung und nachvollziehbare Arbeitsergebnisse.

Vertragsgrundlagen prüfen

Lizenzrechte und gesetzliche Vorgaben sind anhand des konkreten Falls zu beurteilen. Bei strittigen rechtlichen Fragen ist eine entsprechende Prüfung erforderlich.

bbi unterstützt die fachliche Aufbereitung der Unterlagen.

Schildern Sie uns Ihre Ausgangslage, eingesetzten Hersteller und offenen Fragen. Darauf bauen wir ein passendes Vorgehen auf.

Beispiel SAP: Mehr als Benutzer zählen

Bei SAP hängen Nutzungsrechte und Messung vom Produkt, Vertrag und Einsatzszenario ab. Eine Benutzerübersicht ist deshalb nur ein Teil der Prüfung.

Welche Fragen stellen sich bei SAP?

Bei mehreren Produkten und unterschiedlichen Verträgen müssen Sie Rechte und Bedarf getrennt erfassen.

Die Zahl der Benutzer allein beantwortet noch nicht alle Lizenzfragen.

Abweichungen zwischen Lizenzrechten und Bedarf können zu Nachforderungen führen. Prüfen Sie zunächst die Vertragsgrundlagen, Benutzerkategorien und Messdaten, statt vorsorglich zusätzliche Lizenzen zu kaufen.

Berücksichtigen Sie auch Vertragsänderungen, Beschaffungswege und die jeweils eingesetzten Produkte.

Dokumentieren Sie die Grundlage jeder Bewertung.

Unterstützung durch bbi

bbi klärt mit Ihnen den gewünschten Prüfumfang und die erforderlichen Daten.

Wir übernehmen beispielsweise folgende Aufgaben:

• Abweichungen ermitteln: Prüfen Sie Berechtigungen und die Zuordnung zu den vereinbarten Benutzerkategorien.
• Lizenzbedarf bestimmen: Vergleichen Sie Nutzungsrechte und lizenzrelevante Nutzung anhand der vertraglichen Metriken.
• Inaktive Konten prüfen: Klären Sie, ob Berechtigungen entfallen und Lizenzen nach den Vertragsbedingungen neu zugewiesen werden dürfen.
• Verträge prüfen: Wir ordnen vorhandene Unterlagen und klären, welche Bedingungen für die jeweilige Nutzung gelten.
• Verhandlungen vorbereiten: Stellen Sie Bedarf, Vertragsoptionen und Kosten zusammen. Welche Konditionen erreichbar sind, hängt von der Verhandlung ab.
• Audits begleiten: Wir unterstützen die Prüfung der Unterlagen und die Einordnung von Abweichungen. Einen bestimmten Ausgang können wir nicht zusichern.

Ein Software-Audit vorbereiten

Unser Whitepaper erläutert den Ablauf und enthält eine Checkliste zur Vorbereitung.

Werkzeuge für die SAP-Lizenzverwaltung

Ein geeignetes Werkzeug kann wiederkehrende SAP-Lizenzprüfungen unterstützen. Es braucht dafür belastbare Daten und eine fachliche Einordnung.

Ein geeignetes Werkzeug kann Bestands-, Vertrags- und Nutzungsdaten zusammenführen. Funktionsumfang und Integrationen müssen zur SAP-Umgebung passen.

Auch mit einem Tool braucht es gepflegte Daten und klare Verantwortlichkeiten.

License Management mit bbi

Ein belastbares License Management braucht gepflegte Nachweise, klare Zuständigkeiten und regelmässige Abgleiche. Ein Tool unterstützt diese Arbeit, ersetzt aber keine fachliche Bewertung.

Wir erfassen mit Ihnen Rechte und Nachweise, prüfen offene Fragen und vereinbaren die weitere Pflege.

Gemeinsam prüfen wir, welches Werkzeug Ihre Datenquellen und Lizenzmetriken abdeckt. Entscheidend sind nachvollziehbare Ergebnisse und ein tragfähiger Pflegeprozess.

Sie möchten Ihre Lizenzverwaltung strukturieren? Besprechen Sie mit uns den aktuellen Stand und die nächsten Schritte.